پلتفرم معاملاتی

تجزیه و تحلیل فرایند چیست؟

فیلم دوره تجزیه و تحلیل فرايندها

فرايندها پس از مدلسازي نبايد مستقيماً وارد مرحله پياده سازي شود. بعد از مدلسازي به سراغ تحليل خواهيم رفت و پس از تحليل فرايندها به سه دسته تقسيم مي شود:

  1. فرايندهاي کارا يا نسبتاً کار
  2. فرايندهاي نيازمند بهبود
  3. فرايندهاي ناکارا

مدت دوره 2 ساعت 40 دقیقه محتوای مفید و کاربردی

توضیحات

تجزیه و تحلیل فرايندها ، بهبود و بازطراحی

محتوای قابل ارائه در این ویدئو بر اساس تجربیات ما در شرکت‌ها و کسب و کارهای مختلف آماده شده است. شما می‌توانید با تجزيه و تحليل فرايندها و با شناسايي فرايندهاي ناکارا شما از هزينه هاي سنگين و خطرات پياده سازي نا به هنگام، جلوگيري خواهيد کرد.

این دوره بسیار مفید و کاربردی است و محتواي آن در هيچ دوره آموزشي اي ارائه نشده است.

تجزیه و تحلیل فرایندها ی کسب و کار چیست؟

یک روش تخصصی که در چهارچوب گسترده مدیریت فرآیندهای کسب و کار وجود دارد این است که فرآیندهای فعلی مورد تجزیه و تحلیل قرار بگیرند تا مشخص شود که آیا اهداف خود را برآورده می‎کنند یا خیر.
با استفاده از تجزیه و تحلیل فرآیندها، شما می‎توانید عناصر مضر را در یک عملیات شناسایی نموده و نحوه غلبه بر موانع را پیدا کنید. بدون تجزیه و تحلیل مناسب، تیم شما زمان و تلاش زیادی را برای حل مشکلات اشتباه و یا شیفت کردن از یک نرم افزار به نرم‎افزار دیگر صرف خواهد کرد. اطلاعات بيشتر در مقاله ” تجزیه و تحلیل فرایندها ی کسب و کار چیست؟ ” است.

مدت دوره 2 ساعت 40 دقیقه محتوای مفید و کاربردی

در این دوره چه مطالبی گفته شده است:

تجزیه و تحلیل فرایند

شرکت در این دوره به افراد زیر اکیداً توصیه میشود:

  • دوستانی که در دوره آموزشی موسسه ما و سایر موسسات شرکت کرده اند
  • دوستانی که در وبینار گام های کلیدی استقرار مدیریت فرایند شرکت یا فیلم آنرا مشاهده کرده اند

سرفصل های دوره تجزيه و تحليل فرايندها

  • نقش و جایگاه فاز تحلیل در پروژه های مدیریت فرایند
  • ورودی های فاز تحلیل را چگونه باید تامین کرد؟
  • تکنیک ها و ابزارهای تحلیل فرایندها کدام اند؟
  • روش های کیفی تجزيه و تحلیل فرایندها
  • روش های کمی تجزيه و تحلیل فرایندها
  • ۳ اتفاق اصلی که بر روی فرایندها پس از تحلیل خواهد افتاد
  • تجزیه وتحلیل فرایندها در visaul paradaigm
  • روش های اجرا و نقش bpmsها

طبقه بندی تجزیه و تحلیل فرایندها

تجزیه و تحلیل فرآیند اقدامی برای بررسی و درک فرآیندهای کسب و کار است. این امر شامل بازبینی اجزای یک فرآیند است. یعنی بازبینی ورودی ها، خروجی ها، روش ها، کنترل ها، برنامه ها، داده ها، فن آوری ها و تعاملات آنها برای تولید نتایج.
تجزیه و تحلیل فرآیند ، اطلاعاتی را برای ارزیابی و ریشه های مشکلات و تصمیم گیری‎های آگاهانه ایجاد می‎کند. با استفاده از این روشها، ‎می‎توانید بدانید که چگونه کارها در داخل سازمان اتفاق ‎می‎افتند و کسب و کار به اهداف خود دست ‎می‎یابد.

مطالب بيشتر در اين رابطه در مقاله ” طبقه بندی تجزیه و تحلیل فرایندها” آمده است.

چه موقع باید از تجزیه و تحلیل فرایندها ی کسب و کار استفاده کنید؟

به طور کلی زمان استفاده از BPA، هنگامی است ‎که به دنبال فرآیندهای “as-is” (وضع موجود سازمان) هستید. تجزيه و تحلیل فرلیندها ی کسب و کار درک واضحی از فرآیندها به صاحبان آنها ارائه می‎کند تا بتوانند قضاوت صحیحی انجام دهند.
در اینجا برخی از شرایطی که تحت آنها بهتر است از BPA استفاده شود، ذکر شده است:
• وقتی مسائل ناشناخته بروز می‎کنند، مانند تاخیرهای مداوم یا افزایش شکایات مشتریان.
• ذینفعان فرآیندها، درک واضحی از نحوه انجام فرآیند ندارند.
• قبل از وارد کردن اتوماسیون و برای اطمینان از اینکه فرآیندها بهینه سازی شده‎اند.
• وقتی یک تیم می‎خواهد فرآیندی را با یک نسخه جدید جایگزین کند.

تجزیه و تحلیل فرایندهای کسب وکار

تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار (BPA) به آسانی ممکن است با اصطلاح رایج‌تر تجزیه و تحلیل کسب و کار (BA) ترکیب شود. یکسری همپوشانی‎ها و اشتراکات بین این دو مفهوم وجود دارد، اما آنها رشته های متمایزی هستند.
تحلیل فرآیندهای کسب و کار، داده‎ها را جمع آوری نموده و بر اساس فرآیندهای اصلی سازمان، توصیه‎هایی ارائه می‎کند. اما تجزیه و تحلیل کسب و کار، برای شناسایی هر گونه مشکل یا نیاز در یک سازمان استفاده می‎شود. این مشکلات می‎توانند شامل کنترل‎های مالی، تحقیقات بازار، روش‎های استخدام و کاهش هزینه‎ها باشند.

پیش نیاز شرکت در دوره:

آشنایی با مفاهیم مدیریت فرایند

پیش‌نیاز های علمی استفاده از مطالب این دوره چیست؟

برای ستفاده از مطالب این دوره هیچ پیش‌نیازی لازم نمی‌باشد و مطالب به صورت خیلی ساده و کاربردی بیان می‌شوند

وسایل همراه و مورد نیاز برای مشاهده فیلم دوره چیست؟

در هنگام مشاده فیلم دوره، کاغذ و خودکار به همراه داشته باشید.

اگر از کیفیت آموزش رضایت نداشتم باید چکار کنم؟

به هر دلیل اگر از آموزش ما رضایت نداشتید فقط کافی است یک شماره کارت به ما اعلام کنید تا مبلغ پرداختی شما عودت شود.

تجزیه و تحلیل فرآیند در ترکیب

در ترکیب ، تجزیه و تحلیل فرایند یک روش توسعه پاراگراف یا مقاله است که توسط نویسنده به طور گام به گام نحوه انجام کاری یا چگونگی انجام کاری توضیح می دهد.

نوشتن تجزیه و تحلیل فرآیند می تواند یکی از دو فرم باشد:

  1. اطلاعات در مورد چگونگی کار ( آموزنده )
  2. توضیح چگونگی انجام کاری ( دستورالعمل ).

تجزیه و تحلیل روند اطلاع رسانی معمولا در دیدگاه سوم شخص صورت می گیرد ؛ تجزیه و تحلیل فرایند دستورالعمل معمولا در شخص دوم نوشته شده است .

در هر دو فرم، مراحل به طور مرتب به ترتیب زمانی سازماندهی می شوند - به این ترتیب ترتیب مراحل انجام می شود.

مثالها و مشاهدات

  • برنامه ریزی یک تجزیه و تحلیل فرایند خوب نیاز به نوشتن تمام مراحل ضروری دارد. اطمینان حاصل کنید که تمام ابزار یا مواد مورد نیاز را دارید. مراحل را در توالی صحیح ترتیب دهید. همانند تمام نوشتن خوب، یک مقاله فرایند، نیازمند پایان نامه است تا خواننده را به اهمیت فرایند بگوید. نویسنده می تواند خواننده را به چگونگی انجام کاری بپردازد، بلکه باید خواننده را در مورد سودمندی یا اهمیت تلاش ها آگاه کند. "
    (GH Muller و HS Wiener، خواننده پرویز کوتاه McGraw-Hill، 2006)
  • بررسی پروسه شما
    "هنگامی که شما روند نوشتن خود را اصلاح کنید، در مورد افرادی که خواندن آن تجزیه و تحلیل فرایند چیست؟ را می خوانید، فکر کنید. از این سؤالات خود بپرسید:
    1. آیا بهترین نقطه شروع را انتخاب کردم؟ قبل از اینکه تصمیم بگیرید که در آن شروع به توصیف این فرآیند چه فکر می کنید، مخاطبانتان قبلا می دانند. فرض نکنید که خوانندگان شما دارای دانش پیشین هستند که ممکن است تجزیه و تحلیل فرایند چیست؟ آن را داشته باشند.
    2. آیا تعاریف کافی از اصطلاحات را ارائه دادم؟ . . .
    3. آیا جزئیات خاصی در جزئیات وجود داشت ؟
    (رابرت فانک و همکاران، خواننده پروسس کوتاه سیمون و شوستر ، چاپ دوم، Prentice Hall، 2000)
  • مثال: چگونه آدامس جویدن از مو را حذف کنید
    1. یک کیسه یخ را آماده کنید.
      چندین جفت یخ را در یک کیسه پلاستیکی یا پارچه نازک قرار دهید. مهر و موم شده یا آن را بسته نگه دارید
    2. یخ را به مو اضافه کنید.
      موهای آسیب دیده را از پوست سر رانده و یخ را در طول آدامس 15 تا 30 دقیقه فشار دهید یا تا زمانی که آدامس جامد را بپوشاند. اگر دست شما سرد شود، از یک دستکش لاستیکی یا دستشویی خشک برای نگه داشتن یخ فشرده استفاده کنید.
    3. آدامس یخ زده را به قطعات تقسیم کنید.
      با یک دست، بخش گیرنده مو را بین لثه لثه و سر پوست نگه دارید و آدامس یخ زده را به قطعات کوچک بریزید.
    4. آدامس را حذف کنید
      با استفاده از دست دیگر، قطعات مهر و موم شده ی یخ زده را به آرامی بشکنید. اگر گرما از دست شما شروع به ذوب کردن آدامس، refreeze و تکرار کنید تا تمام آدامس از مو حذف شود.
    (جوشوا پیون و همکاران، کتاب راهنمای بقاء سناریوی بدترین موارد: پدر و مادر ، کتاب کرونیکل، 2003)
  • مثال: چگونه علامت گذاری یک کتاب
    انواع دستگاه هایی برای نشان دادن یک کتاب به صورت هوشمندانه و کارآمد وجود دارد. در اینجا راه من این کار را انجام می دهم:
    1. برجسته کردن: از نکات مهم، اظهارات مهم یا نیرومند.
    2. خطوط عمودی در حاشیه: تاکید بر بیانیه ای که در حال حاضر به آن اشاره شده است.
    3. ستاره، ستاره، و یا دیگر پدر و مادر در حاشیه: برای صرفه جویی در استفاده از تاکید بر ده یا بیست مهم ترین اظهارات در کتاب است. . . .
    4. اعداد در حاشیه: برای نشان دادن توالی نقدها که نویسنده در حال ایجاد یک آرگومان واحد است.
    5. تعداد صفحات دیگر در حاشیه: برای نشان دادن جای دیگری در کتاب نویسنده، نقاط مربوط به نقطه مشخص شده را مشخص کرد؛ ایده ها را در یک کتاب، که اگر چه ممکن است توسط بسیاری از صفحات جدا شوند، به یکدیگر تعلق دارند.
    6. چرخاندن کلمات یا عبارات کلیدی.
    7. نوشتن در حاشیه، یا در بالا یا پایین صفحه، به خاطر: ثبت سوالات (و شاید پاسخ) که عبور در ذهن شما مطرح؛ یک بحث پیچیده را به یک بیانیه ساده تبدیل کنید. ضبط ترتیب نقاط اصلی را از طریق کتاب. من از انتهای مقالات در پشت کتاب استفاده می کنم تا شاخص شخصی نقاط نویسنده را به ترتیب ظاهر آنها بسنجیم.
    (مورتیمر آدلر، "چگونگی علامت گذاری یک کتاب"، شنبه ، 6 ژوئیه 1940)

"ابتدا او را مقید کنید و سپس او را پاک کنید و سپس آن را بیرون بیاورید و به این ترتیب، به اندازه کافی به اندازه کافی کوچک و نزدیک به قاشقهای خود می توانید سوراخ را ایجاد کنید و به خصوص گلو را از چمن و علف های هرز پاک کنید معمولا در آن (اگر آن را بسیار تمیز نیست، آن را به او را به طعم بسیار ترش)؛ با انجام این کار، قرار دادن برخی از گیاهان شیرین به شکم خود، و سپس او را با دو یا سه splinters به ​​تف تجزیه و تحلیل فرایند چیست؟ و او را کباب ، اغلب با سرکه، و یا به جای کره و کره، با فروشگاه خوبی از نمک معطر با آن.

"به این ترتیب، شما غذای بسیار بهتر از گوشت خود را از شما و یا بیشتر مردم، حتی از ماهیگیران خود را تصور می کنید، برای این خشکی طعم آب مایع است که با تمام Chubs فراوان است.

تجزیه و تحلیل فرایند چیست؟

مدرس و مشاور مدیریت فرایند کسب و کار

تحلیل کسب و کار و مدیریت فرایند

تحلیل‌کسب‌و‌کار چیست و با مدیریت‌فرایند چه تفاوتی دارد؟

پیش از پرداختن به تفاوت در مورد تحلیل کسب و کار و مدیریت فرایند، لازم است کمی در مورد تحلیل کسب و کار صحبت کنیم و در ادامه تفاوت این دو مقوله را مرور کنیم.

براساس گزارش موسسه PMI عدم شناسایی الزامات درست به عنوان دومین علت شکست پروژه ها معرفی شده است و سازمان هایی که در موضوع تجزیه و تحلیل کسب و کار فاقد دانش و بلوغ کافی بوده اند، در عملکرد مالی و اجرای استراتژی های سازمان و سایر موارد با شکست یا اثربخشی بسیار پایینی مواجه شده اند. این امر موجب شده است که موضوع تجزیه و تحلیل کسب و کار مورد توجه بسیاری از سازمان ها قرار بگیرد. در واقع انگیزه سازمان ها برای استفاده از دانش تجزیه و تحلیل کسب و کار دو مولفه مشکلات و فرصت ها است.

فرایند تحلیل کسب و کار

در این بخش به زبان ساده فرایند انجام تحلیل کسب و کار را مرور خواهیم کرد. در تحلیل کسب و کار اشکالات وضعیت موجود کسب و کار و یا فرصت هایی که برای بهبود وجود دارند شناسایی می شوند. بر اساس این اشکالات یا فرصت ها، ذینفعان مربوطه شناسایی و نیازمندی هر یک استخراج می شود و بر مبنای آنها راه حل هایی پیشنهاد می شوند. هر یک از راه حل ها به یک پروژه تبدیل شده و تحلیلگر کسب و کار در جریان پروژه حضور داشته تا نسبت به تامین تجزیه و تحلیل فرایند چیست؟ نیازمندی های ذینفعان اطمینان حاصل نماید.

دیدگاه های رایج در تحلیل کسب و کار

در کتاب BABOK پنج دیدگاه در مورد تحلیل کسب و کار ارائه شده است. در واقع دیدگاه ­ها انواع ابتکاراتی هستند که تحلیلگر کسب و کار بر اساس آنها اقدام به ارائه راه­ حل می­ نماید. این 5 دیدگاه تحلیل کسب و کار را در ادامه میتوانید مشاهده کنید:

  • چابک
  • هوش تجاری
  • تکنولوژی اطلاعات
  • معماری کسب و کار

همانطور که در بالا مشخص است مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) یکی از 5 دیدگاه توصیه شده در استاندارد BABOK به منظور تحلیل کسب و کار و ارائه راه حل است. یعنی یکی از راه ها و اصولی که از طریق آن میتوان اقدام به استقرار تحلیل کسب و کار در سازمان نمود مدیریت فرایند است. نکته مهم این است که در بسیاری از موارد هر یک از دیدگاه های مورد اشاره به تنهایی کافی نبوده و باید در کنار سایر دیدگاه ها مورد استفاده قرار گیرد.

البته طبق ادعای استاندارد، بجز این 5 دیدگاه میتوان از سایر دیدگاه ها نیز به منظور تحلیل کسب و کار استفاده کرد لیکن این 5 مورد از پرکاربردترین دیدگاه های مورد استفاده در تحلیل کسب و کار هستند.

برخی از زیر نقش های موجود در تحلیل کسب و کار:

  • Business Requirement Analyst
  • Business Process Analyst
  • IT Business Analyst
  • Business Intelligence Analyst, Business Analyst
  • Business Systems Analyst
  • Systems Analyst
  • Data Analyst
  • Enterprise Architect
  • Business Architect

تکنیک های مشترک BPM و BA

به منظور انجام تحلیل کسب و کار حدود 50 تکنیک وجود دارد که تعدادی از آنها مربوط به دیدگاه مدیریت فرایند (BPM) است که برخی از مهم ترین آنها عبارتند از:

  • مدلسازی فرایند
  • تجزیه و تحلیل فرایند
  • نمودار جریان داده یا DFD

البته تکنیک های دیگری نیز وجود دارند که بین تحلیل کسب و کار و مدیریت فرایند بصورت مشترک هستند که برخی از آنها به قرار زیر است:

  • مصاحبه
  • تحلیل دلایل ریشه ای
  • الگوبرداری
  • طوفان فکری
  • مدلسازی داده
  • مشاهده
  • تحلیل SWOT
  • و…

جمع بندی:

همانطورکه در بالا مشاهده کردید، تحلیگر فرایند یکی از نقش های موجود در تحلیل کسب و کار است. در واقع امکان دارد رفع مشکل کسب و کار فقط بواسطه فرایندهای آن امکانپذیر نباشد و از منظر دیگری باید مشکل سازمان را برطرف کرد. مثلاً از منظر سیستم های اطلاعاتی، داده، معماری سازمانی، هوش تجاری و سایر موارد ولی برای کسانی که تحلیل فرایند یا مدیریت فرایند (BPM) بلد باشند، به دلیل ماهیت بین رشته ای فرایند، رسیدن به تخصص های موجود در تحلیل کسب و کار زمان کمتری مورد نیاز خواهد بود.

چگونه تحلیل کسب و کار را یاد بگیریم؟

متخصصین حوزه مدیریت فرایند در یادگیری تحلیل کسب و کار یک گام جلوتر از بقیه هستند و برای پیمودن سایر گام ها بهترین کار مطالعه استاندارد پیکره دانش تحلیل کسب و کار (BABOK) است که توسط موسسه بین‌المللی تحلیل کسب و کار (IIBA) انتشار یافته است. این استاندارد به تشریح حوزه‌های دانشی و وظایفی می‌پردازد که یک تحلیلگر کسب و کار باید انجام دهد. همچنین این استاندارد به بیان ۵۰ تکنیک کاربردی و اجرایی برای انجام این وظایف پرداخته تا در نهایت یک چارچوب کاربردی و قابل اجرا در اختیار تحلیلگر کسب و کار قرار دهد.

گفتنی است استاندارد پیکره دانش تحلیل کسب و کار (BABOK) توسط آکادمی تحلیل کسب و کار ترجمه شده است.

تجزیه و تحلیل شغل Job Analysis

تجزیه و تحلیل شغل یا کارشکافی، فرآیندی است که از طریق آن، ماهیت و ویژگی­های هریک از مشاغل در سازمان بررسی می­شود و اطلاعات کافی درباره آن‌ها جمع­آوری و گزارش می­شود. با تجزیه و تحلیل شغل، مشخص می­شود، هر شغل چه وظایفی را شامل می­شود و برای احراز و انجام شایسته آن، چه مهارت‌ها، دانش­ها و توانایی­هایی لازم است. تجزیه و تحلیل شغل، شرح خلاصه وظایف و مسئولیت‌های شغل و رابطه آن شغل با مشاغل دیگر دانش­ها و مهارت­های لازم برای انجام دادن آن و شرایط کار است.[۱]

فرایند تجزیه و تحلیل شغل

فرایند تجزیه و تحلیل شغل منجر به تهیه شرح شغل، مشخصات شغل و ویژگی‎های لازم جهت احراز شغل می‎گردد. شکل زیر، این فرایند را نشان می‎دهد.[۲]

کاربردهای تجزیه و تحلیل شغل

در دهه قبلی، کاربرد تجزیه و تحلیل شغل به‌طور عمده متمرکز بر پیش‌بینی به‌ویژه در رابطه با اجرای قوانین و مقررات بود. اگرچه بسیاری از سازمان­ها برای اجرای قانون برابری فرصت­های استخدام و مقرّرات آن، شروع به تحلیل شغل نموده‌اند؛ ولی مدیران کشف نمودند که مزایای فراوان دیگری در تجزیه وتحلیل شغل وجود دارد. در بیشتر سازمان­ها تجزیه و تحلیل شغل به‌منظور گزینش، آموزش، ارزیابی شغل، ارزیابی عملکرد، ایمنی و بهداشت، مطالعات زمان و حرکت، پیاده کردن قوانین و مقررات دولت و طراحی مشاغل کاربرد دارد.[۳]

عوامل مؤثر بر تجزیه و تحلیل شغل

در تنظیم اطلاعات مربوط به شغل، با توجه به اینکه مبنای جبران خدمات و دیگر وظایف اداره انسانی قرار دارد، باید ابعاد متعددی از نظر اجتماعی، سیاسی، فرهنگی، اقتصادی، قانونی، فن­آوری و اهداف سازمان و مدیریت لحاظ نمود. شغل از این جهت، دارای مفهوم اجتماعی است که اطلاعات مربوط به شرح شغل در تنظیم صحیح و متناسب مسئولیت­ها مربوط به شغل به‌کار گرفته می­شود؛ که تناظر اجتماعی آن، مقام اجتماعی شغل است؛ که براساس آن، نیاز به تشخیص در فرد ارضا می­شود. از نظر رفتار سیاسی تنظیم روابط در شرح شغل باید به‌گونه­ای پیش‌بینی شود، که قدرت مانور شاغل براساس روابط مکتوب افزایش یابد تا شاغل بتواند از عهده اداره امور برآیند و در ادامه رفتار سیاسی مربوط به شغل، توانایی­های خود را بروز دهند. از آنجا که حدود مسئولیت­ها، وظایف و مشخصه­های شغلی بیان شده در شرح مشاغل رابطه مستقیم و تنگاتنگی در رابطه با تعیین حقوق و دستمزد ایفا می­کند، ارتباط تعیین‌کننده­ای با معیشت کارکنان و سطح زندگی آنها خواهد داشت، چون فرد و مزایای نقدی و غیرنقدی و تعهداتی مانند تعطیلات، تأمین اجتماعی، آموزش و بهداشت در بعضی موارد و در رابطه با برخی از مشاغل چنان آثار اقتصادی به‌بار می‌آورد که نادیده گرفتن آن، منجر به بی­عدالتی در کارگران و جوی از عدم تفاهم و مخاصمه در محیط کار و در نهایت عدم دلسوزی و دلبستگی شاغلان و افزایش ضایعات کمی و کیفی خواهد شد.[۴]

ملاحظات قانونی از نوع رعایت فرصت برابر در تنظیم شرایط احراز مشاغل با استناد منطقی بر ویژگی­های فردی از نظر جنسی، نژادی، طبقات اجتماعی که امکان شرایط استخدام و به‌کارگیری در مشاغل را برابر همه مشاغل فراهم می‌سازد، اصلی است که تجزیه و تحلیل شغل را به‌شدت متأثر می‌سازد و در بعضی از مشاغل، رعایت استاندارد مدوّن و مکتوب برای انجام یک شغل به‌صورت مقررات و قوانین الزام‌آور و مطرح است؛ که باید در تجزیه و تحلیل و تنظیم شرح شغل مستند گردد؛ مانند رعایت بعضی از استانداردهای جسمانی و هوش فکری در رابطه با مشاغل نظامی وقتی که در شرح شغل و مشخصه­های شغلی و احراز مشاغل قید می­شود.[۵]

تنظیم شرح شغل و شرایط احراز شغل

اطلاعاتی که از تجزیه و تحلیل شغل به‌دست می­آید، به‌صورت شرح شغل و شرایط احراز شغل، به فرم­های خاصی منتقل می­شود. در شرح شغل، وظایف، مسئولیت­ها و شرایط کلی کار به‌طور خلاصه درج می­شود. شرایط احراز شغل نیز شرح حداقل شرایطی است که متصدی شغل باید دارا باشد؛ تا بتواند با موفقیت از عهده کار برآید. به‌عبارت دیگر دانش، مهارت­ها و توانایی­هایی که برای انجام موفق و مؤثر شغل ضروری است. درواقع منظور از “انتخاب صحیح” در مدیریت منابع انسانی، این است که شاغل و شغل باهم تناسب داشته باشند.[۶]

شرح شغل (Job Description)

برای تنظیم مشاغل، فرم استانداردی وجود ندارد و هر سازمان برحسب نیاز و نوع ساختار سازمانی می­تواند فرم خاصی برای خود در نظر بگیرد. البته روند تنظیم شرح شغل، به‌سوی قابل انعطاف کردن وظایف و مسئولیت­ها سوق پیدا کرده است. معمولاً در شرح شغل­ها، عنوان شغل، شرح وظایف عمده، میزان اختیارات که مسئولیت­ها را مشخص می­کند و بعضاً شرایط کار منظور می‌شود.[۷] به‌طور کلی می‌توان عناوین زیر را به‌عنوان قسمت­های اصلی یک شرح شغل نام برد:

  1. شناخت شغل؛
  2. خلاصه و تعریف شغل؛
  3. نمونه وظایف و مسئولیت­ها؛
  4. اختیارات؛
  5. ارتباط با مشاغل دیگر؛
  6. شرایط کار؛
  7. ابزار مورد نیاز؛
  8. تعریف واژه­ها؛
  9. فن­آوری.[۸]

شرایط احراز مشاغل یا شرایط احراز شخصی

بعد از تشریح ماهیت و ویژگی­های شغل، قدم بعدی تعیین خصوصیات، تجربیات و مهارت­هایی است که متصدی شغل باید داشته باشد؛ بنابراین به‌منظور تنظیم فرم شرایط احراز شغل لازم است که شرح شغل به دقت مورد مطالعه قرار گیرد. فرم شرایط احراز شغل از یک طرف، راهنمایی برای کارمندیابی است و از طرف دیگر، چون در آن صفات و خصوصیاتی که دارا بودن آنها ضروری و مهم شناخته شده­اند، تشریح شده است، می‌توانیم از آن در طراحی آزمون­های انتخابی، یعنی آزمون­هایی که توانایی‌های متقاضیان شغل را می­سنجد، استفاده کنیم.[۹]

درمورد شرایط احراز مشاغل، نظریه­های متفاوتی وجود دارد؛ جالب اینکه در دهه ۴۰ میلادی، دستورالعمل­های تنظم شرایط احراز مشاغل به مسائل انسانی-اجتماعی توجه زیادی داشته است. اواخر دهه ۹۰ میلادی و اوایل قرن بیست و یکم، نیز گرایش بیشتری به‎جنبه‎های انسانی-اجتماعی پر‎رنگ‎تر شده است. در سال‌های اخیر، تأکید زیادی بر تناسب نوع شخصیت و نوع شغل شده است.[۱۰]

شرایط احراز شغل با آنچه تحت عنوان شرایط استخدام یا مشخصات شغلی شناخته می­شود، شامل شایستگی­ها، تجربه و کیفیت مورد نیاز از شاغل و هر نوع اطلاعات ضروری دیگری از نوع شرایط جسمانی یا زمان انجام کاری است که برای انجام کار معمول نبوده و اطلاعات، مرتبط به خانواده شاغل است.[۱۱]

بنابراین شرایط احراز شغل بنا به‌تعریف، شرح صفات و خصوصیاتی است که متصدی شغل باید دارا باشد؛ تا بتواند با شایستگی از عهده انجام آن برآید. حال این سئوال مطرح می‌شود که این صفات و خصوصیات را چگونه و به چه‌طریقی می‌توان شناسایی کرد؟ برای این‌کار، معمولاً از دو روش استفاده می‌شود:

اظهارات صاحب‎نظران؛

در این روش (روش قضاوتی)، از کارشناسان، سرپرستان و مدیرانی که با شغل آشنایی دارند، سئوال می­شود. کسی‌که شغل مورد نظر به وی واگذار می­شود، باید دارای چه تحصیلات، تخصص و مهارت­هایی باشد، چه دوره­هایی را گذرانده باشد و استعداد، هوش و شعورش در چه حدی باشد، تا بتواند با شایستگی عهده­دار آن شود؟.

تجزیه و تحلیل آماری؛

در این روش که منطقی­ترین و در عین حال دشوارترین روش است، رابطه آماری میان ویژگی­ها ومهارت­های فردی و میزان کارآیی تعیین می­شود.به‌عبارت دیگر تعیین می­شود چه رابطه­ای میان متغیرهایی از قبیل اندازه قد، قوه­بینایی، قدرت جسمی، چالاکی و زبردستی، هوش، ویژگی­های شخصیتی و توانایی کارمند در انجام دادن وظایفش وجود دارد؟ معمولاً رابطه میان این متغیرها و کارآیی فرد طی مراحل زیر تعیین می‌شود:

  • شغل تجزیه و تحلیل و مشخص می‌شود که عملکرد فرد را چگونه و بر چه اساسی باید ارزیابی کرد.
  • یکی از صفاتی که ممکن است دارا بودن آن در نحوه انجام دادن شغل، مؤثر باشد.
  • افرادی برای این شغل انتخاب می­شوند که دارای فلان صفات (x) باشند.
  • عملکرد این افراد بعد از انتخاب و استخدام ارزیابی می­شود.
  • با روش­های آماری، رابطه میان این صفت و عملکرد کارمند در شغل بررسی می­شود.

همانطور که اشاره شد، مزیت تعیین صفات و مشخصات متصدی شغل به‌وسیله روش­های آماری این است که می­توان رابطه میان خصوصیات فرد و کارآیی را ازطریق علمی اثبات نمود. در واقع امروز دیگر نمی توان شرایط احراز شغل را به‌طور دلخواه تعیین کرد و در بسیاری جوامع، اگر شرایط احراز شغل، بی­ارتباط با شغل تنظیم شده باشد، سازمان و کارفرما باید در مقابل قانون پاسخگو باشند.[۱۲]

شرح شغل و برنامه ­ریزی شغل

از جنبه­های مختلف و مهم سازمان، برنامه­ریزی نیروی انسانی شرح شغل را می­توان سرچشمه تمام داده‌ها و اطلاعات مورد نیاز دانست. از طریق شرح شغل می­توان به ارزشیابی عملکرد کارکنان دست یافت از موارد استفاده دیگر شرح شغل می­توان به انتخاب و آموزش کارکنان، تعیین تجزیه و تحلیل فرایند چیست؟ ورودی­ها و خروجی­های نیروی انسانی و تدارک نیروی انسانی مورد نیاز و حقوق سازمان اشاره کرد.[۱۳]

ویژگی­های شغل و کاربرد آن در برنامه­ ریزی نیروی­ انسانی

ویژگی­های مشاغل در فعالیت­های کارمندیابی برنامه­ریزی نیروی انسانی تأثیر بسزایی دارد. نیازمندهای یک شغل به نیازمندهای متصدی شاغل، مربوط است. تجزیه تحصیلی و ویژگی‌های شخصیتی هر فرد، می­تواند در شرایط احراز شغل، مفید باشد. هم‌چنین شرایط احراز شغل، نشانگر کمبود شایستگی‌ها در افراد است که مدیران برنامه­ریزی نیروی انسانی تعیین می­کنند. برای مشخص شدن این مطلب که این نیازها تا چه اندازه باید از طریق آموزش و توسعه تأمین شوند و هم‌چنین برای برآورده شدن نیازهای توسعه (مانند ارتقای موقعیت شغلی برای پست­های خاص)، می­توان از فرم شرایط احراز شغل بهره گرفت.[۱۴]

به‌نظر می­رسد، برای شروع هر فعالیت و حرکتی درحوزه منابع انسانی، سازمان موظف است از تجزیه و تحلیل شغلی فعالیت­های خود را برنامه­ریزی کند، ارائه شرح شغل­ها و شرایط احراز شغل روشن و منعطف، زمینه دست­یابی اطلاعات نابی را برای مدیران سازمان فراهم می­آورند، تا با استفاده از آن، در زمینه توسعه نیروی انسانی سازمان، قدم­های جدی را بردارند، پیشنهاد می­شود؛ که سازمان برای دسترسی به بالاترین کارآیی و رسیدن به اثربخشی بالاتر در اسرع وقت و کوتاه‌ترین زمان از پایگاه اطلاعاتی در زمینه تجزیه و تحلیل شغل برخوردار شوند، این پایگاه، با امکان جستجو و فایله کردن اطلاعات سازمان و با بروزرسانی آن، کمک شایانی را برای مدیران منابع انسانی درحوزه برنامه‌ریزی استراتژیک سازمانی و انطباق آن با هدف­ها و چشم‌اندازهای سازمان، فراهم خواهد کرد.

[۱]. سعادت، اسفندیار؛ مدیریت منابع انسانی، تهران، سمت، ۱۳۸۶، چاپ سوم، ص۲۳.
[۲]. سیدجوادین، سیدرضا؛ مبانی و کاربردهای مدیریت منابع انسانی و امورکارکنان، تهران، نگاه ‎دانش،۱۳۸۱، چاپ اول، ص۲۱۲.
[۳]. همان، ص۲۱۳.
[۴]. علوی، امین؛ ارزشیابی عملکرد کارکنان، نظریه­ها، اصول و روش­ها، تهران، مرکز آموزش مدیریت دولتی، ۱۳۷۸، ص۶۸.
[۵]. سیدجوادین، سیدرضا؛ پیشین، ص۲۱۸.
[۶]. Barbuda, Singh; Job analysis for a changing workplace, USA: Human Resource Management Review, 2008, p12.
[۷]. میرسپاسی، ناصر؛ مدیریت استراتژیک منابع انسانی و روابط کار، تهران، میر، ۱۳۸۶، ص۱۱۷.
[۸]. احمدی، مسعود؛ مبانی سازمان و مدیریت، تهران، ویرایش، ۱۳۸۲، چاپ دوم، ص۴۵.
[۹]. سعادت، اسفندیار؛ پیشین، ص۴۴.
[۱۰]. میرسپاسی، ناصر؛ پیشین، ص۱۱۸.
[۱۱]. سیدجوادین، سیدرضا؛ پیشین، ص۲۵۶.۲۵۷.
[۱۲]. سعادت، اسفندیار؛ پیشین، ص۴۵.
[۱۳]. سلطانی، ایرج؛ نقش تکنولوژی اطلاعات در توسعه نیروی­ انسانی، تدبیر، ۱۳۸۴،شماره ۱۳۸، ص۱۹.
[۱۴]. آگاروالا، دسی ننرو؛ برنامه‌ریزی منابع­ انسانی، ترجمه سیدحسین ابطحی و حشمت خلیفه سلطانی، کرج، مؤسسهُ تحقیقات و آموزش مدیریت، ۱۳۸۶، ص۵۰.

بهترین زبان‌ مدلسازی فرایند چیست؟

از زبان‌ مدلسازی فرایند می‌توان برای ترسیم نقشه فرآیند یک سازمان به صورت اشکال گرافیگی قابل درک برای توسعه دهنده نرم‌افزارهای سازمان یا پیاده‌ساز فرآیندها در سیستم‌های مدیریت جریان کار (BPMS) استفاده می‌شود.

زبان‌های مدلسازی متنوعی در دنیا وجود دارد که برای مدل‌سازی فرآیندی استفاده می‌شوند. در ادامه به بررسی برخی از مهمترین زبان‌های مدلسازی پرداخته شده است:

زبان مدلسازی UML

UML یک زبان مدلسازی یکپارچه و همه منظوره استاندارد در زمینه مهندسی نرم افزار است. از استاندارد مدلسازی فرایند UML می‌توان در اغلب برنامه‌های کاربردی که ممکن است روی هر ترکیبی از سخت‌افزار، سیستم عامل، زبان برنامه‌نویسی و شبکه اجرا شود؛ استفاده نمود. زبان UML توسط نمودارهایی ساختار و رفتار سیستم را نمایش می‌دهد. نمودارهای این استاندارد نمایشگر دو دیدگاه مختلف از مدل سیستم، دید ایستا (ساختاری) و دید پویا (رفتاری) هستند.

بهترین زبان‌ مدلسازی فرایند

زبان مدلسازی EPC

EPC مخفف عبارت Event Process Chain میباشد. از نمودار EPC جهت نمایش رخدادها و عملیات مربوط به فرایندهای سازمان استفاده می‌شود. این زبان مدلسازی فرایند برپایه ARIS به وجود آمده است. اهمیت EPC برای سازمان‌هایی است که از ERP شرکت SAP استفاده می‌کنند. EPC در واقع یک زبان مدل‌سازی استاندارد نیست و تعداد محدودی از ابزارهای مدل‌سازی مبتنی بر آن عمل می‌کنند. از مهمترین نکات کارایی EPC ساده بودن نمودارهای طراحی شده با آن و درک راحت توسط عوامل سازمان است. از این زبان برای مدلسازی فرآیندهای کسب‌و‌کار استفاده شده و فعالیت‌هایی که منجر به تولید ارزش برای سازمان شده؛ مشخص می‌شوند.

زبان مدلسازی IDEF

زبان IDEF نامی مشترک برای گروهی از زبان‌های‌ مدلسازی فرایند است. IDEF مخفف عبارت Integration Definition for Function Modeling به معنی «تعریف یکپارچه برای مدل‌سازی کارکردها» است. این زبان‌ مدلسازی فرایند استانداردی است که در سال ۱۹۸۱ به درخواست نیروی هوایی ارتش آمریکا به عنوان متدولوژی عمومی برای ترسیم مدل‌های یکنواخت تدوین شد. استاندارد IDEF از چگونگی ارتباط بین فعالیت‌ها، کارکردها و وظایف، فرایندها و عملیات مختلف موردنیاز یک سازمان و چگونگی پردازش اطلاعات آنها بوجود آمده است.

استاندارد IDEF از صفر تا ۱۸ سطح‌بندی شده و هر سطح کاربرد خاص خود را دارد. برای نمونه از ۱ -IDEF برای ساخت مدل‌های اطلاعاتی و از ۲-IDEF برای ساخت مدل‌های پویا استفاده می‌شود.

زبان مدلسازی FlowChart

فلوچارت نمودار نشان‌دهنده یک الگوریتم، گردش کار یا فرایند است. اغلب از فلوچارت برای مهندسی نرم افزار استفاده می شود. فلوچارت یک نمودار عمومی و بسیار ساده جهت تعیین فعالیت ها ،تصمیم گیری و سایر اجزای اصلی فرآیندهای سازمان می‌باشد که کمتر از آن در مدلسازی فرآیندهای سازمان استفاده می‌شود.

برخی از علایم نمودار گردش کار یا فلوچارت:

  • علایم شروع و اختتام به نمایش‌های مختلف مانند لوزی ،بیضی ،مستطیل با گوشه های مدور
  • بردارها یا خطوط ارتباط فعالیت‌ها
  • گام‌های فرآیند که با نمایش مربع
  • ورودی و خروجی‌ها با نمایش متوازی الاضلاع
  • تصمیم گیری‌ها با نمایش لوزی

بهترین زبان مدلسازی فرایند چیست

زبان مدلسازی XPDL

XPDL زبان‌ مدلسازی فرایند بصورت XML می‌باشد. زبان مدلسازی XPDL یک فرمت استاندارد است که توسط کنسرسیوم جهانی مدیریت گردش کار (WFMC) مطرح شده و هدف آن فراهم نمودن امکان تبادل تعاریف فرایندهای کسب‌وکار بین محصولات ارائه‌دهنده گردش کار و سیستمهای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار است.

بهترین زبان‌ مدلسازی فرایند

زبان مدلسازی BPSim

BPSim توسط کنسرسیوم WFMC به‌منظور استخراج اطلاعات دقیق‌تر از روش‌ها و تحلیل‌ها از فرایندهای شناسایی شده در BPMN و XPDL معرفی شده است.

شبیه‌سازی در BPMS موجب تحلیل دقیق‌تر رفتارهای پویای فرآیندهای کسب و کار شده و در جهت بهبود کارآیی فرایند، کیفیت محصول یا خدمت، رضایت مشتری و استفاده بهینه از منابع بکار گرفته ‌می‌شود.

زبان مدلسازی BPMN

زبان‌ مدلسازی فرایند BPMN مجموعه‌ای از نمادها جهت مدل‌­سازی فرایندها می‌باشد که عبارت Business Process Model & notation است.

BPMN مدل­سازی مدیریت فرآیند کسب و کار را بر­عهده دارد و برای همه مدیران، کارشناسان، تحلیلگران و غیره، قابل درک و فهم است. مدل ارائه گرافیکی BPMN یک متدولوژی استاندارد و مشخص برای مدلسازی فرآیندهای تجزیه و تحلیل فرایند چیست؟ سازمان میباشد. برای ترسیم وضعیت موجود با استفاده از زبان BPMN نیاز است افراد آگاه از فرایندهای سازمان حضور داشته باشند تا بر اساس روایت این افراد و بررسی اسناد و مدارک سازمان و رهگیری خطوط کاری سازمان، اقدام به ترسیم فرآیند ها نمود.

BPMN بهترین زبان مدلسازی فرایند

پس از ترسیم BPMN مشخص می‌شود سازمان چه فرآیندهایی در حال اجرا دارد و همچنین تفکیک فرآیندها بر اساس کاربردهای آن مشخص شود. BPMN بهترین زبان برای مدل‌سازی فرآیندهای کسب و کار سازمانی می‌باشد.

بهترین زبان مدلسازی فرایند چیست

BPMN ارتباط فرآیندها با یکدیگر و هر فرآیند با محیط پیرامونی خود را نشان می‌دهد. همچنین زبان مدلسازی فرایند BPMN به کمک ماتریس RACI نقش ذی‌نفعان فرایند را مشخص می‌نماید. ترسیم فرایند­ها بر اساس استاندارد BPMN سازمان تصویر روشن و شفافی از فرایندها ارائه می‌دهد. از ویژگی‌های این زبان که شاید بوسطه آن بتوان ادعا نمود که بهترین زبان مدل‌سازی فرایندهای کسب‌وکار می‌باشد؛ می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • قابلیت توسعه و انطباق
  • گستردگی کاربرد و سازگاری
  • قابلیت اجرایی
  • انطباق بالا با فرآیندهای واقعی سازمان‌ها
  • قدرت بیان بالا
  • ارائه تصویر کامل و جامعی از فرایندها با نمادهای تعبیه شده
  • زبانی تخصصی برای مدلسازی فرایند
  • قابل درک برای عموم ذینفعان

همچنین به منظور تحقق بند ۱۲ سیاست‌های کلی نظام اداری ابلاغی مقام معظم رهبری و در اجرای ماده ۳۶ قانون مدیریت خدمات کشوری و برنامه توسعه دولت الکترونیک و هوشمندسازی اداری موضوع نقشه راه اصلاح نظام اداری مصوبه شورای عالی اداری ابلاغی ریاست محترم جمهور، دستور العمل اصلاح فرایندها و روش‌های انجام کار به شرح سند پیوست در سال ۱۳۹۴ ابلاغ گردید.

مقالات مرتبط

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

همچنین تماشا کنید
نزدیک
برو به دکمه بالا